Hoe verwerk ik mutaties?

Heb je contacten uitgenodigd om gegevens te controleren? Dan moet je binnenkomende mutaties verwerken. Direct na het inloggen zie je bovenin de contactenlijst bij 'Mutaties' het aantal mutaties dat nog verwerkt moeten worden:

Als je daar op klikt zie je de lijst met alle mutatie-verzoeken. De mutatie-verzoeken moet je één voor één aanklikken en verwerken. Als je een mutatie aanklikt kom je in het volgende scherm:

Links zie je de oude/oorspronkelijke gegevens en rechts de nieuwe gegevens die zijn geupdate. Je ziet alleen gegevens die zijn aangepast, gegevens die niet zijn aangepast worden rechts dus ook niet weergegeven.

Let op: Als er een organisatie is toegevoegd zie je daarachter een + icoon. Dat betekent dat de organisatie als NIEUW wordt toegevoegd. Met het groene icoontje daarachter zou je kunnen zoeken of de organisatie al in het bestand staat en zo het contactpersoon koppelen aan een reeds bestaande organisatie.

Let op: de update is volledig contactgericht gedaan. In sommige gevallen werd er ook een telefoonnummer van de organisatie getoond in het formulier. Het is nu in ieder geval zo dat alle aangepaste of nieuwe gegevens altijd aan het contactpersoon worden gehangen.

Hoe verwerk ik een mutatie?

Bovenin zie je een aantal buttons waarmee je mutaties kunt verwerken:

• Opslaan: als je een opmerking hebt geplaatst kan je de mutatie opslaan. De mutatie wordt niet verwerkt.
• Verwerken en sluiten: Als je direct ziet dat alles OK is en de mutatie dus kan worden verwerkt klik je hier op. De mutaties worden verwerkt en afgesloten, je komt weer in de lijst met de andere mutatie-verzoeken.
• Verwerken en details: Als je ziet dat alles OK is, maar je het contact daarna wel nog even wilt nabewerken klik je hier op. De mutaties worden verwerkt en gesloten, je komt direct in het adreskaartje van het contact om het contact eventueel verder te bewerken.
• Negeren en sluiten: Als je ziet dat de mutaties NIET OK is klik je hier op. De mutaties worden niet verwerkt en de mutatie wordt gesloten.

Advies is om te kiezen voor VERWERKEN EN DETAILS. Zo kan je na het verwerken nog even controleren of alle gegevens op de juiste plek staan. Dus hangt bijvoorbeeld het mobiele nummer wel aan het contactpersoon en niet aan de organisatie.

Overig

Een contactpersoon die zijn of haar gegevens heeft geupdate via het formulier, heeft in AdreZ automatisch een update-selectiecode gekregen. Advies is om deze selectiecodes gewoon te laten staan, deze selectiecode wordt ook gebruikt bij het maken van een selectie voor een eventuele reminder.

Er zijn ook contactpersonen die hebben aangegeven verwijderd te willen worden uit het bestand. Advies is om deze contactpersonen zowel uit AdreZ als uit MailingLijst te verwijderen via de PRIVACY knop.