Waar beheer ik mijn selectiecodes en vrije velden?
Selectiecodes en vrije velden zijn een essentieel onderdeel binnen AdreZ. Je gebruikt ze eigenlijk altijd, bij het zoeken naar een contact of bij het maken van een selectie.
De selectiecodes en vrije velden kan je helemaal zelf beheren. Je kan dus nieuwe codes toevoegen, of codes bewerken (naam veranderen, inactief maken) of je kan codes die niet meer worden gebruikt verwijderen. Dit alles kan je doen via het menu Extra > Opties > Selectiecodebeheer (of vrije velden beheer).
Selectiecodes
Selectiecodes zijn dus erg belangrijk binnen AdreZ. Zorg voor een duidelijk overzicht in de selectiecodes, maar daarbij gebruik van subcodes maar overdrijf het niet (advies is maximaal drie niveau's diep) want anders bestaat de kans dat het onoverzichtelijk wordt. Je 'selectiecodeboom' zie je bij het zoeken aan de linkerkant en bij het maken van een selectie is het eigenlijk altijd je startpunt.
Een selectiecode aanmaken kan bij het menu Extra > Opties > Selectiecodebeer via de button NIEUW. Vervolgens moet je de code een naam geven en kan je de code indelen (slepen naar de juiste plek).Let op: Je kan geen selectiecodes aanmaken onder een selectiecode die al is toegekend aan adressen. Maak dan een nieuwe hoofdcode aan en hang daar de selectiecodes onder.
We kunnen onderscheid maken tussen het toekennen van selecties aan personen en organisaties:
Selectiecodes die u toekent aan contacten
U kunt elke contactpersoon van zijn eigen selectiecodes voorzien. Hierdoor is het bijvoorbeeld mogelijk om een bepaalde selectie te maken van een aantal contactpersonen. Een goed voorbeeld van een contact-selectiecode is 'Docent' of 'VIP'.
Selectiecodes die u toekent aan organisaties
Als u een selectiecode aan een organisatie toekent, zal bij export en rapportage altijd de informatie van de primaire contactpersoon worden meegestuurd. In de selectie module kunt u deze selectie naar wens uitbreiden. Een goed voorbeeld van een organisatie-selectiecode is 'HBO school' of 'Leverancier'.
Bij het aanmaken van selectiecodes kunt u uitgaan van twee soorten selectiecodes:
Actie codes
Dit zijn selectiecodes die aangeven dat een contact betrokken moet worden bij een bepaalde actie. Bijvoorbeeld 'Nieuwsbrief ontvangen'. Denk goed na of een bepaalde code zinnig is. Misschien is het nog wel beter de nieuwsbrief te verzenden aan een aantal van te voren vastgestelde categorieën.
Categorie codes
Deze codes kan men zien als de bouwstenen voor een goed selectie systeem. Zij categoriseren de relatie. Hoe dat gebeurt is natuurlijk afhankelijk van de gewenste functionaliteit. Een goed voorbeeld hiervan zijn de codes die aangeven in wat voor soort voorstellingen publiek geïnteresseerd is, wat voor beroep iemand heeft enzovoort. Als men deze bouwstenen zodanig ontwerpt, dat door het combineren van deze bouwstenen alle gewenste selectievragen gebouwd kunnen worden, dus ook die voor de mailings, heeft men een overzichtelijk en goed onderhoudbaar coderingssysteem.
Archiefmap
Codes die je (tijdelijk) niet meer gebruikt kun je INACTIEF maken. Je kunt ook een mapje maken "ARCHIEF" en dat mapje inactief maken. Alle codes die je daar insleept worden dan ook onzichtbaar bij het werken met AdreZ.
Vrije velden
Vrije velden gebruik je voor informatie die je niet kwijt kunt bij het contact zelf en ook niet geschikt is voor een selectiecode. Een goed voorbeeld is 'Donatiebedrag'. Via Extra > Opties > Vrije velden beheer kan je velden aanmaken en beheren. Deze vrije velden kunt u vervolgens toekennen en uiteraard kan je ook op vrije velden allerlei selecties maken.
Let op: Kies bij het aanmaken van een vrij veld het juiste type. Dit bepaalt straks hoe je een selectie kan maken van een vrij veld.
Er zijn verschillende vrije veld types:
- Tekst: voor de invoer van korte vrije tekst (bijvoorbeeld voor een vrije invoer van een functie)
- Ja/Nee: alleen kiezen tussen ja en nee
- Getal: alleen cijfers
- Datum: alleen dd-mm-jjjj
- Memo: voor invoer van grotere vrije tekst
- Valuta: voor invoer van geldbedragen
- Plaatje: alleen een afbeelding
- Lijst: lijst met mogelijke waardes (max 1 keuze)
- Multi-List: meerdere waardes uit een lijst toe te kennen