Hoe zit het met informatiebeheer in AdreZ?

AdreZ beschikt over een uitgebreid rollen en rechten systeem waarmee je zelf kan bepalen welke gebruikers bijvoorbeeld gegevens kunnen zien/wijzigen/verwijderen, en je kan ook bepalen welke gebruiken gegevens mogen exporteren (naar Excel). Zo zou je bijvoorbeeld kunnen instellen dat alleen de beheerder of de Privacy Officer gegevens kan exporteren.

Op 25 mei 2018 is de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in werking getreden. Voor AdreZ klanten heeft EM-Cultuur een aantal aanpassingen beschikbaar die het eenvoudiger maken om aan de nieuwe wettelijke vereisten te voldoen:

Lees meer: Hoe gaat AdreZ om met de AVG?

Kun je informatie afschermen?

Met AdreZgroepen kan worden ingericht dat gebruikers in een groep bepaalde informatie wel of juist niet mogen zien. Zo kun je een AdreZgroep: Geheim maken waarvan de leden privé-telefoonnummer, donatiebedrag, of een groep contacten wel kunnen zien, die de andere groepen niet kunnen zien binnen AdreZ.

Hoe lang kan je gegevens bewaren in AdreZ?

Op dit moment worden gegevens (communicatie-items, selectiecodes, vrije velden, memo's etc.) altijd bewaard totdat ze handmatig worden verwijderd. Bij verwijderen kan de beheerder aangeven of dat een fysieke verwijdering moet zijn uit het bestand, of dat de gegevens 'uit zicht' moeten worden gehaald (verplaatsen naar de zgn Lost & Found, archiveren).

AdreZ biedt de mogelijkheid om periodiek selecties te maken van contacten op basis van creatie-/laatste mutatiedatum en die te verwijderen of gegevens van aan te passen.

Het automatisch verwijderen van bepaalde gegevens na een ingestelde periode is iets wat we gaan inbouwen in de nieuwe versie van AdreZ en MailingLijst.