Kan ik versturen vanuit mijn eigen domein/adres?

De nieuwsbrieven die u met MailingLijst verzendt zullen in de regel een afzenderadres hebben uit naam van mailinglijst.nl zoals: uworganisatie@mailinglijst.nl. Op uw verzoek kunnen we “uworganisatie" nog voorzien van een aantal varianten (aliassen). Voordeel van verzenden vanuit @mailinglijst.nl is dat u kan meeprofiteren niet-spam reputatie van het domein. 

Verzenden vanuit eigen domein

Het is ook mogelijk om namens @uwdomein.nl te verzenden. Als we dat zonder uw toestemming doen zal de ontvanger het “verdacht” vinden dat wij mail versturen uit uw naam. De kans is groot dat mail dan als ongewenste e-mail (of junk-mail of spam) wordt beschouwd.

Om dit te voorkomen dienen (door uw ICT beheerder) een paar aanpassingen te worden gedaan:

1. Er moet op uw mailsysteem een mailbox zijn of worden aangemaakt waarin alle reacties terecht komen. Daarnaast moet er een forwarder worden ingesteld waar alle 'bouncemail' (vanwege niet bestaande adressen, afwezigheidsassistenten e.d.) op binnenkomt. Deze moet naar ons worden doorgestuurd, zodat we voorkomen dat we mensen foutief opnieuw e-mailen. Deze inbox en forwarder moeten aan ons worden doorgegeven.
2. In de DNS op het internet (waar uw domeinnaam is ingesteld) moet MailingLijst worden toegevoegd als vertrouwde mailserver. Dit gebeurt middels een SPF, DKIM en DMARC record.

Wij adviseren u dit met uw systeembeheerder te bespreken en dit artikel door te sturen.

1: Een e-mailinbox aanmaken

1.1: E-mailinbox

Binnen de e-mailomgeving moet een e-mailinbox en een e-mailforwarder worden aangemaakt.

Bijvoorbeeld: nieuwsbrief@uwdomein.nl

Deze stellen wij dan in als afzender van de e-mail. Dit is ook het e-mailadres wat de ontvanger van uw nieuwsbrief ziet staan bij de e-mailing. Eventuele antwoorden van de ontvanger zullen worden verstuurd naar dit e-mailadres.

1.2: E-mailforwarder

Binnen de e-mailomgeving moet ook een e-mail forwarder worden aangemaakt.

Verstopt in de e-mail zit altijd een tweede e-mailadres: het bounce adres. Dit is het adres waarheen automatisch wordt gemaild indien de inbox van de ontvanger niet meer bestaat, afwezigheidsassistenten of bijvoorbeeld als de inbox vol is. Deze e-mails wil je niet ontvangen in je reguliere inbox, maar die moeten worden doorgestuurd naar MailingLijst zodat wij hier automatisch op kunnen handelen. Dit e-maildres wordt niet gezien door uw ontvangers.

Bijvoorbeeld: mailinglijst@uwdomein.nl -> klantnaam@mailinglijst.nl

U vindt hier meer informatie over het instellen van forwarders bij Google en Microsoft Office365.

2: Aanpassing in de DNS

LET OP! Aanpassing van de instellingen in de DNS kunt u het best laten doen door uw systeembeheerder. Een verkeerde instelling kan er voor zorgen dat uw website onbereikbaar is of dat u geen e-mail meer ontvangt.

Hieronder hebben we de instructie opgenomen over welke aanpassingen er gedaan moeten worden. 

2.1: Aanpassing: SPF

Sender Policy Framework (SPF) is een methode voor de e-mail providers om te controleren of een mailserver vanuit naam van een domein mag verzenden. U moet dus malinglijst.nl toestemming verlenen om namens @uwdomein.nl nieuwsbrieven te versturen. 

Met toevoeging van  include:spf.mailinglijst.nl in het SPF record laat u de ontvangers weten dat mailinglijst geautoriseerd is om uit naam van uw domein te verzenden. 

SPF records zijn DNS records van type TXT met als naam uw domeinnaam en een tekst tussen aanhalingstekens in een speciaal formaat (er is ook een DNS-recordtype SPF, maar dat wordt niet meer gebruikt). Als u een SPF record voor een nieuw domein aanmaakt, of uw domein nog geen SPF record heeft, raden wij de volgende inhoud aan:

"v=spf1 a mx include:spf.mailinglijst.nl ~all" 

Indien de DNS voor uwdomein.nl reeds een SPF record heeft, dan kunt u deze aanpassen/uitbreiden om ook mailinglijst.nl te authoriseren. 

Als voorbeeld: als uw domein Google Apps als mailserver gebruikt, dan is de volgende SPF record waarschijnlijk uw huidige SPF record:   v=spf1 a mx include:_spf.google.com ~all. Om mailinglijst.nl ook te autoriseren kunt u het huidige spf-record als volgt uitbreiden:

v=spf1 a mx include:_spf.google.com include:spf.mailinglijst.nl ~all 

2.2: Aanpassing: DKIM

DomainKeys Identified Mail (DKIM) is een methode om de authenticiteit van e-mailberichten te valideren. Voor DKIM verificatie moet ook een aanpassing in de DNS worden gedaan. 

In de (host)naam van het nieuwe TXT record moet worden:  mailinglijst._domainkey  

En de tekst/inhoud de volgende (let op! Er moet een spatie tussen v=DKIM; en p= staan!): 

v=DKIM1; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQCl+yMO3ivuLTwh9eBVoVxpY1P fV8eo6EnPiAZ/s6kGw0kas5Rm34MCsDC6I2HgGaqPFDYOpTZ+aF+yyHd3WUtEnk6U CXFTQA3C18HVwO2a5I2+kLgaw0kXhkxr5pdC+o7MFZ0DnJZcTHlDGrvedQRGZbdQZ kPTYeAHK0UkurjIqwIDAQAB 

Er kunnen zonder problemen meerdere DKIM records in de DNS zitten. De unieke identificatie zit in de naam van het DKIM record:  mailinglijst._domainkey.uwdomein.nl. 

doorverwijzen naar het dkim record van MailingLijst is ook een optie: DNS:  mailinglijst.nl

SLEUTEL:  mailinglijst._domainkey.mailinglijst.nl

2.3: Aanpassing: DMARC

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) DMARC is een extra controle op de integriteit van de verzender en controleert of de verzender-adressen wel "in lijn" zijn. Hiermee bedoelen we: de afzender, bounce adres (return path) en 'mail from' moeten hetzelfde domein hebben.

In de (host)naam van het nieuwe TXT record moet worden (inclusief underscore):  _dmarc 

En de tekst/inhoud de volgende:

v=DMARC1; p=none; rua=

Er zijn meer opties mogelijk voor DMARC, maar bovenstaande is degene met de minste implicaties.

3: Controleren

Om te controleren of de SPF en DKIM instellingen goed zijn is een aantal online test-websites beschikbaar zoals: www.mail-tester.com/spf-dkim-check

Geef daar als domeinnaam: uwdomein.nl  en als DKIM-selector: mailinglijst 

NB. houd er rekening mee dat het 48 uur kan duren voordat een DNS-wijziging overal is verwerkt en wordt herkend. 

Een andere optie is om vanuit MailingLijst een test nieuwsbrief te verzenden naar een tijdelijk testmailadres van www.mail-tester.com

Zie ook: www.protodave.com/tools/dkim-key-checker of controleer uw domein met de mxtoolbox.com (ook voor spf-records) 

DMARC kan je testen door je domeinnaam hier in te vullen: dmarcadvisor.com

4: Doorgeven gegevens

Als uw SPF, DKIM en DMARC instelling zijn gecontroleerd zullen wij de door u gewenste afzenderadressen toevoegen aan MailingLijst. Hierna kunt u e-mailen vanuit eigen afzenders.