Wat mag je allemaal wel en niet opslaan?

AdreZ is de centrale adressendatabase waar alle contacten in worden bijgehouden en worden verrijkt met informatie. Contacten hebben volgens de AVG recht op inzage en recht op vergetelheid. Uiteraard kan je hier met AdreZ aan voldoen. Als een contact inzage vraagt kan je daar met de inzage-knop aan voldoen, er wordt een PDF gemaakt met daarin alle gegevens van de aanvrager die je kan doorsturen. Ook kan je een contactpersoon vergetelen, het contactpersoon inclusief alle informatie worden dan geanonimiseerd en verwijderd. Meer informatie hierover? Lees dan dit artikel.

Belangrijk is te weten dat de AVG behandelt welke gegevens (mogen) worden opgeslagen en de Telecommunicatiewet behandelt wie je mag mailen, dus wat er wel/geen spam is. De eerste is per 25 mei 2018 aangepast, de laatste (nog) niet. 

Breng goed in kaart wat je allemaal bewaart en opslaat van je contacten. In AdreZ hebben we een export-rapport gemaakt waarmee je jezelf direct overzicht verschaft van welke velden er worden bijgehouden. Naast dat je goed moet nadenken over welke velden je bijhoudt, is het ook belangrijk om aan te geven hoe lang je deze informatie bewaart. Bij alles dat je opslaat geldt " gerechtvaardigd belang" als belangrijk criterium. Een voorbeeld: Zo mag je wel registreren of iemand op de hoogte gehouden wil worden over islamitische feesten, maar moet je een goede reden hebben om ook op te slaan of iemand wel of niet moslim is.

Zorg in AdreZ ook dat het beheer van de gebruikers goed is ingericht. Dus zorg dat elke gebruiker de juiste rechten heeft (dat bijvoorbeeld niet iedereen zomaar alle contacten kan exporteren), zorg dat gebruikers die uit dienst gaan inactief worden gemaakt, zodat ze niet meer kunnen inloggen etc. Sterke wachtwoorden en 2 factor authentication voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot persoonsgegevens. 

Via  MailingLijst worden nieuwsbrieven en uitnodigingen verzonden, vaak naar een doelgroep/selectie uit AdreZ. In elke mailing die wordt verzonden zit een verplichte afmeldregel, daarmee kan de ontvanger zichzelf afmelden van uitnodigingen en/of van de nieuwsbrief lijst. In het afmeldformulier van MailingLijst staat ook een knop 'Mail mij nooit meer'. Daarmee komt de ontvanger op een blocklijst, waardoor je zeker weet dat het contact nooit meer zal worden gemaild via MailingLijst. Je kunt ook handmatig contacten op de blocklijst zetten, of er juist weer vanaf halen.

MailingLijst kent een sterren-systeem waarmee je kunt bepalen of mailingen worden geopend door de ontvanger. Het is denkbaar om periodiek de 1-sterrigen (die dus nooit iets openen) uit het systeem te verwijderen.