Hoe betrek ik mijn collega's bij de uitrol van AdreZ?

Na de inrichting en oplevering van AdreZ begint het proces van het betrekken van de collega's bij het 'project'. Doel is natuurlijk een centraal relatiebeheer systeem dat door iedereen wordt gebruikt en wordt verrijkt:

Bestand is volledig (alle beschikbare/benodigde contacten)
Bestand is actueel (wordt continu bijgewerkt)

Hieronder een aantal tips om collega's ook enthousiast te maken voor AdreZ:

Kick-off

Organiseer een kick-off meeting waarin je het belang en de voordelen van AdreZ laat zien. Probeer op deze manier draagvlak te creëren bij je collega's. Communiceer het gemeenschappelijke doel!

Geef iedereen toegang

AdreZ beschikt over een mutatie-module waarmee alle gebruikers (zonder mutatierechten) snel een wijziging kunnen melden, of een ontbrekende organisatie/contact kunnen aanleveren. Binnen de organisatie moet dan wel worden bepaald door wie en hoe snel mutaties worden verwerkt. Belangrijk is dat iedereen bijdraagt aan een volledig en actueel bestand.

Handleiding op een centrale plek

Zorg voor een centrale plek waar je bijvoorbeeld de handleiding plaatst en ook alle andere handige artikelen, filmpjes etc. kunt delen met collega's.

Selectiecodeboom

Een essentieel onderdeel van AdreZ is de selectiecodeboom. De codeboom (tags, selectiecodes) is dynamisch en wordt steeds getoetst of hij kan beantwoorden aan de gestelde vragen door de gebruikers. Regelmatig overleg met alle betrokken collega's over de opbouw en bijstelling van de codeboom is wenselijk zodat iedereen zijn of haar gewenste selecties eenvoudig kan maken.

Applicatiebeheer

Een "contactenteckel" (of applicatiebeheerder of product-owner) binnen de organisatie is noodzakelijk. Een persoon binnen de organisatie die regelmatig toetst of het systeem nog aan de wensen voldoet en die er zorg voor draagt dat iedereen zich aan de afspraken houdt: Dus bijvoorbeeld geen eigen Excel bestanden, Outlook lijstjes of telefoon-contacten meer die "van de organisatie zijn".

Overige tips om collega's te betrekken

Stimuleren van het gebruik en betrokken houden van de collega's vraagt regelmatig contact en feedback. Belangrijk is dat het project een "ons" project blijft. Hieronder een aantal tips:

Periodieke korte enquete over AdreZ: wat mis je, wat kan er beter... maar ook over de inhoud: welke organisaties/contacten mis je, welke informatie (codes/velden) mis je.
Jaarlijkse inventarisatie welke toepassingen en integraties met ander (contacten)bestanden men zou willen.
Inventariseer het voortschrijdend inzicht: wat had je verwacht en wat voor mogelijkheden zie je nu?
Jaar-rapportage van aantallen contacten, groei, gebruik...
Hou AdreZ op de agenda, benoem het in de werkoverleggen. Het is belangrijk dat iedereen het nut van AdreZ inziet om draagvlak te creëren.
Geef de noodzaak aan (AVG proof systeem om contacten in op te slaan, serieus omgaan met privacy)