Hoe controleer ik een import?

Als er een import van contacten is gedaan in AdreZ is het belangrijk dat u de import goed controleert.

- Zitten alle contacten er in?- Zijn alle gegevens geïmporteerd?- Zitten er nog onzuiverheden in?- Zitten er dubbele contacten in het bestand?

Alle contacten

Het is natuurlijk belangrijk dat u alle contacten uit het aangeleverde bestand terug kunt vinden in AdreZ. Neem daarom een aantal personen uit uw 'oude bestand' en zoek deze op in AdreZ. Zijn deze personen te vinden in AdreZ? Dan kunt u ervan uit gaan dat alle contacten zijn geïmporteerd in AdreZ.

Alle gegevens

Naast dat alle contacten zijn geïmporteerd is het natuurlijk ook belangrijk dat alle gegevens van deze contacten goed zijn geïmporteerd in AdreZ. Pak steekproefgewijs weer een aantal contacten en controleer of alle informatie op de juiste plek in AdreZ is geïmporteerd. Zoek bijvoorbeeld een adres, telefoonnummer of e-mailadres op. Zijn bijvoorbeeld de functies of notities goed meegekomen naar AdreZ? Hebben de contacten in AdreZ de juiste selectiecodes gekregen? 

Onzuiverheden

Als er in het aangeleverde bestand fouten zitten in bijvoorbeeld het telefoonnummer of e-mailadres dan zullen we proberen om deze in AdreZ te markeren zodat u deze kunt nalopen en corrigeren. Controleer ook de functielijst, is deze bijvoorbeeld eenduidig of zitten er functies tussen die makkelijk samengevoegd kunnen worden tot één?

Dubbelen

Elke import kan dubbele veroorzaken in het bestand. Controleer daarom altijd na een import via Extra > Dubbelen > Controleren of er dubbele contacten zijn in het bestand. Met de ontdubbel module van AdreZ kunt u het bestand eenvoudig ontdubbelen.

Tips:

- Je kunt in AdreZ een bepaalde selectie maken en deze exporteren naar Excel. Daarbij kun je ook selectiecodes en vrije velden exporteren zodat je snel kunt zien wie een bepaalde code of veld heeft.