Kan ik ook contacten importeren?

Heb je een Excel bestand met contacten die je wilt importeren in AdreZ? Je kunt het bestand opsturen via een veilige link die je bij ons kunt opvragen. Zodra wij het bestand hebben ontvangen zullen we het bestand voor je kunnen beoordelen en importeren.

Om je te helpen het bestand goed aan te leveren hebben we een voorbeeld importbestand gemaakt. Hierbij is belangrijk:

De groene kolommen zijn gegevens die aan de contactpersoon komen te hangen
De blauwe kolommen zijn gegevens die aan de organisatie komen te hangen

Selectiecodes

Selectiecodes zijn erg belangrijk in AdreZ en kun je aan organisaties en contactpersonen hangen, denk hier goed over na. In het voorbeeld importbestand zie je voor de selectiecodes dan ook weer blauwe en groene kolommen. Je kunt net zoveel kolommen toevoegen voor de selectiecodes als je wilt.

Het is verstandig om voordat je begin met AdreZ alvast na te denken over je ideale selectiecodeboom zodat je deze selectiecodes ook mee kan nemen in het bestand dat je bij ons gaat aanleveren. De selectiecodeboom in AdreZ is enorm flexibel, dus ook na het importeren kun je selectiecodes nog hernoemen, anders indelen etc.

Wat is verder belangrijk bij het aanleveren van een Excel bestand?

Het liefst alle contacten in één sheet/tabblad
Zorg ervoor dat het Excel bestand netjes en consistent is.
Alle gegevens gescheiden in kolommen waarbij in de eerste rij staat aangegeven waar de kolom voor staat.
Maak bij meerdere e-mailadressen, telefoonnummers extra kolommen aan. Dus geen dubbele e-mailadressen of telefoonnummers in een kolom, en ook geen extra tekst gebruiken in deze kolommen.
Straat/huisnummer, postcode/plaats in aparte kolommen. Of in één kolom, als het dan maar consistent is.
Besteedt ook aandacht aan de functies. Wil je kunnen selecteren op functies? Dan is een consistente functielijst belangrijk.

Wil je helemaal zelf importeren?

Een 'eenvoudig' bestand zou je ook zelf kunnen importeren in AdreZ. Check allereerst of de import module is geactiveerd onder het menu 'Contacten'. Als je zelf een bestand wilt importeren is het belangrijk dat je de kolommenstructuur uit onderstaand bestand aanhoudt:

Voorbeeld importstructuur voor het zelf importeren van bestanden

Vul dit document dus met je eigen gegevens en laat de kolommenstructuur met rust. Als je bepaalde gegevens niet hebt dan kun je de kolommen gewoon leeg laten, alleen de kolom 'achternaam' is verplicht.