Kan ik ook contacten importeren?

Heb je een Excel bestand met contacten die je wilt importeren in AdreZ? Dan voorziet AdreZ in een importmodule. Je kunt het bestand opsturen via een persoonlijke veilige EM-Transfer link, zodat wij het bestand voor je kunnen beoordelen en importeren. Het liefst ontvangen we het bestand conform onze importstructuur.

Hoe moet je het Excel bestand bij ons aanleveren?

  • Het liefst alle contacten in één sheet/tabblad.
  • Alle gegevens gescheiden in kolommen waarbij in de eerste rij staat aangegeven waar de kolom voor staat.
  • Maak bij meerdere e-mailadressen, telefoonnummers extra kolommen aan. Dus geen dubbele e-mailadressen of telefoonnummers in een kolom, en ook geen extra tekst gebruiken in deze kolommen.
  • Straat/huisnummer, postcode/plaats in aparte kolommen. Of in één kolom, als het dan maar consistent overal dan in één kolom staat.
  • Eventuele selectiecodes (tags) of vrije velden ook als aparte kolommen met als naam code: of veld:, en dan de naam van de code/veld.
  • We importeren in de regel op contactpersoon. Eventueel gekoppeld aan een organisatie. Organisaties met dezelfde naam worden "samengehaald". Kolommen die specifiek aan een organisatie moeten worden gekoppeld herkennen we aan het "org_" voorvoegsel in de kolomnaam.
    bv. "org_code_nieuwsbrief " is een nieuwsbrief-code die aan organisatie moet worden toegekend

Waarden en consistentie in de kolommen

  • Voor selectiecodes kan er een “1”, “ja” of “x” in de kolom worden gezet als de code moet worden toegekend.
  • Het is ook mogelijk om meerdere codenamen te gebruiken: “leverancier, klant”. Eventueel kan in een cel meerdere code-namen worden geplaatst gescheiden door een komma.
  • Emailadressen/telefoonnummers mogen geen (punt)comma bevatten. Als dit voor een groot deel van de contacten wel het geval is kan hier bij het importeren automatisch worden geknipt.
  • Ja/Nee velden: mogen TRUE, YES, JA, X etc bevatten als het maar consistent is toegepast. Blanco wordt niet als NEE geconverteerd tenzij dit wordt gevraagd.
  • Landen: "Nederland” hoeft niet te worden ingevoerd.

Wil je helemaal zelf importeren?

Een 'eenvoudig' bestand zou je ook zelf kunnen importeren in AdreZ. Check allereerst of de import module is geactiveerd onder het menu 'Contacten'. Als je zelf een bestand wilt importeren is het belangrijk dat je de kolommenstructuur uit onderstaand bestand aanhoudt:

Voorbeeld importstructuur voor het zelf importeren van bestanden

Vul dit document dus met je eigen gegevens en laat de kolommenstructuur met rust. Als je bepaalde gegevens niet hebt dan kun je de kolommen gewoon leeg laten, alleen de kolom 'achternaam' is verplicht.

Tot slot nog een aantal tips

Tip 1: Gebruik dus altijd het Excel VOORBEELD STRUCTUUR voor het aanleveren van een bestand. 
Tip 2: Wij kunnen eenvoudig namen opknippen, plaatsnamen in hoofdletters zetten etc. Neem contact op als je veel (herhalend) handmatig werk moet gaan verrichten op je bestand.
Tip 3: Je kunt ook meerdere bestanden in één tabblad integreren door een extra code-kolom toe te voegen en daarin de bron op te nemen.
Tip 4: Er wordt bij het importeren/converteren ontdubbeld op naam en e-mailadres "exact gelijk". Bij imports op bestaande bestanden worden de geïmporteerde worden gemarkeerd, zodat je ze met de AdreZ-ontdubbelaar makkelijk kunt afzetten tegen de rest van het bestand.

Bij het importeren volgen we een implementatieplan dat we op maat kunnen opstellen. Bij iedere import/conversie hoort een oplevering op de staging-server die door de klant wordt beoordeeld, voordat we de import/conversie live uitvoeren.

Gaf dit artikel antwoord op je vraag? Bedankt voor de feedback! Het is niet gelukt, probeer het later nog een keer

Nog steeds hulp nodig? Neem contact op Neem contact op