FormZ: een kort uitleg

Maak kennis met FormZ. Een nieuwe dienst van EM-Cultuur waarmee je eenvoudig mooie online formulieren kunt maken en deze kunt gebruiken in combinatie met AdreZ en/of MailingLijst.

Formulieren overzicht

Na het inloggen zie je direct alle formulieren met daarbij de status, aantal inzendingen en de laatste wijzigingsdatum. Met de button 'Nieuw formulier' kun je een nieuw formulier aanmaken.

Nieuw formulier

Geef het formulier een logische naam (de naam is alleen voor intern gebruik) en klik op 'Aanmaken'.

Formulier bewerken

Na het openen van een formulier zie je bovenin een aantal tabjes.

Tab: Instellingen

Naam: Hier kun je de naam (is dus alleen voor intern gebruik) van het formulier aanpassen.

Redirect URL: Als je wilt dat men wordt doorgestuurd naar een pagina na het invullen van een formulier kun je hier de URL invullen van die pagina.

Bevestigingsbericht: Dit is het standaard bericht wat men krijgt te zien na het invullen van een formulier, deze tekst kun je hier dus aanpassen.

Huisstijl: Elk formulier wat je aanmaakt krijg de standaard huisstijl. De kleuren kun je per formulier aanpassen als die moeten afwijken van de standaard huisstijl.

Tab: Publicatie

Hier bepaal je de zichtbaarheid van het formulier.

Als een formulier nog een Concept is dan is het formulier alleen voor jou als ingelogde gebruiker zichtbaar en verder voor helemaal niemand.

Bij Privé werkt de link alleen in combinatie met een geldig contact-ID. Dat maakt Privé geschikt voor gepersonaliseerde mailings: elke ontvanger krijgt een unieke link en je weet precies wie welke inzending heeft gedaan. Zodra je de status op 'Privé'  zet, verschijnt een token die je kunt gebruiken in je MailingLijst mailing. Bij Privé heb je ook de opties:

• Meerdere keren invullen toestaan. Elke inzending wordt apart opgeslagen. Geschikt voor periodieke bevestigingen of feedback per ontvangen mailing.
• Laatste inzending overschrijft eerdere. Eén inzending per ontvanger. Vorige antwoorden worden bij heropening getoond zodat de ontvanger ze kan bijwerken.
• Eenmalig - daarna geblokkeerd. Ontvanger kan slechts één keer indienen. Een tweede poging toont een al-ingediend-bericht. Geschikt voor evenement-inschrijvingen.

Bij Publiek kan iedereen met de link het formulier invullen — deze deel je vrij, bijvoorbeeld op je website of social media. Zodra je de status op 'Publiek' zet, verschijnt de publieke URL — de link waarop bezoekers het formulier invullen (bijvoorbeeld https://formz.adrez.plus/...      ). Kopieer deze met de kopieerknop ernaast en deel hem waar je wilt: op je website, in een e-mail, via social media of achter een QR-code. Iedereen met deze link kan het formulier openen en invullen.

Tab: Formulier

Hier maak je het formulier verder op en bepaal je welke vragen en invulvelden in het formulier komen. Vul eerst de titel en een korte omschrijving in. Voeg daarna de juiste velden toe, je kunt een veld toevoegen door er op te klikken of te draggen en droppen, zo kun je ook de volgorde van de velden aanpassen. Hieronder een kort filmpje hoe je een simpel formulier zou kunnen maken:

In dit artikel leggen we uit welke velden er allemaal zijn. Verder kun je voor elk veld de label, voorbeeldtekst, toelichting en verplicht ja/nee bepalen:

Sla wijzigingen die je hebt gedaan regelmatig op via de knop 'Opslaan', verder kun je hier ook het formulier bekijken op desktop en mobiel.

Let op: de knop 'Ongedaan maken' maakt alle wijzigingen ongedaan tot de laatste keer dat je op opslaan hebt gedrukt.

Tab: Notificaties

Hier kun je e-mailnotificaties aanmaken. Meestal zien we hier twee soorten notificaties:

1. Een notificatie naar jezelf bij een nieuwe inzending van het formulier, hieronder een voorbeeld:

2. Een notificatie aan de inzender van het formulier als bevestiging, hieronder een voorbeeld:

Tab: Inzendingen

In dit tab heb je direct een overzicht van alle inzendingen van het desbetreffende formulier. Eventueel kun je hier filteren op datum, en of de inzending via een mailing komt of publiek. Een individuele inzending kun je hier bekijken of verwijderen. Hier kun je ook alle inzendingen Exporteren naar CSV of Excel.