Kan ik ook ontdubbelen?

Zeker! Ontdubbelen van het adressenbestand is nodig omdat er na verloop van tijd dubbele organisaties of contactpersonen ontstaan. Of juist bij de start als je meerdere bestanden in AdreZ importeert waar wat overlap in zit. Bij het ontdubbelen worden twee contacten vergeleken en mogelijk tot één contact samengevoegd.

Welke contacten dubbel zijn kan op twee manieren worden uitgezocht:

1. Handmatig via het 'Contacten' menu

Stap 1: Tijdens het zoeken door je contacten zie je twee dezelfde contactpersonen of organisaties. Klik met de rechtermuisknop op het eerste contact, en druk op Dubbelen > Markeren.

Stap 2: Klik nu met de rechtermuisknop op het tweede contact en druk op Dubbelen > Samenvoegen. Zie ook de geanimeerde afbeelding hieronder. Je krijgt nu het ontdubbelscherm voor je waarmee je kan ontdubbelen.

2. Automatisch via het maken van een selectie

Stap 1: Je kan via Selectie > Selecteren ook een selectie maken van een groep adressen, en dan controleren of er dubbelen in deze selectie zitten.

Stap 2: Maak dan dus eerst een selectie (advies is eerst een selectie te maken van alle organisaties en dan van alle personen) en ga dan naar Extra > Dubbelen > Controleren.

Stap 3: Daar kies je meestal voor 'Naam gelijk aan', kies of je wilt ontdubbelen binnen de selectie of tegen de rest van het bestand en klik op GENEREER. Je krijgt nu een lijst met dubbelen-setjes die je één voor één kunt ontdubbelen.

Het ontdubbelen

• De contacten die mogelijk dubbel zijn heten een ‘set’.

• Per ‘set’ kan worden bekeken of het contact werkelijk dubbel is. Als het contact dubbel is kunnen de gegevens worden samengevoegd.

• Kies dan welk contact je wilt behouden (links of rechts), meestal is dit de meest complete of de meest recente.
• Zet de gegevens die je wilt behouden met de pijltjes over naar het contact dat bewaard blijft (je kunt ook alles in één keer overzetten). Als je klaar bent kan je het andere contact verwijderen.