Hoe bewerk ik een import na?

Als u met de importmodule of met een handmatige import door de Helpdesk contacten hebt toegevoegd aan uw relatiebestand moet het bestand worden gecontroleerd op dubbelen en onzuiverheden. Nabewerken doet u op uw LIVE-bestand als de conversie is afgerond.

Ontdubbelen

Alle contacten die NIEUW zijn toegevoegd in het bestand zullen worden gemarkeerd met een herkenbare selectiecode bv "Import Excel 25-05-2020". Deze kunt u selecteren in de selectiemodule en vervolgens ontdubbelen tegen de rest van het bestand onder "Extra->Dubbelen controleren". U kunt hierbij het beste kiezen voor "NAAM GELIJK" en  "TEGEN DE REST" van het Bestand

#Importfouten corrigeren

Bij de import van telefoonnummers en e-mailadressen uit een Excelsheet kunnen "fouten" zijn ontdekt. Bijvoorbeeld het toevoegsel "(werk)" in een telefoonnummer kan goed worden geanalyseerd, of meerdere e-mailadressen in één cel. Deze waarden worden wel overgezet maar krijgen een toevoeging "#import". Advies is een selectievraag te maken met alle contacten die:  #import bevatten in hun telefoon, e-mail of straat.  Die kunt u dan met Selectie-Tonen één voor  één doorlopen en corrigeren.

Geslachtcontrole

BIj de import zal met de EM-Genderizer worden bepaald wat het geslacht van contactpersonen is (voor zover dat niet al in de sheet is aangegeven). Bij een aantal zal "Onbekend" worden geplaatst (Kim, Alex, Robin, etc) en een aantal zal niet kunnen worden geduid omdat er geen voornaam gevonden wordt. U kunt van alle geïmporteerde contacten een subselectie maken van alle "onbekenden" en die eventueel handmatig verder bewerken.

Nacontrole

Maak een selectie van alle resterende geïmporteerde contacten en definieer bij extra-opties-exportformaten een formaat met alle relevante gegevens zoals straat, vrije-velden en selectiecodes. Plaats de selectiecodes die u wilt zien in uw overzicht op EXPORTEERBAAR (bij extra-opties-selectiecodes).